En gammel historie om postlister i Danmark

Norske myndigheder viser vejen til effektiv offentlighed. Det handler om åbne postlister og netadgang til dokumenter. Danske myndigheder er gået i stå, og Danmark halter langt efter Norge. Folketinget må tage initiativet, hvis Danmark skal have en effektiv administration med offentlighed.

OEP i Norge

Norge har en fælles Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP) for statslige myndigheder med en række funktioner, der gør søgning nemt. Prøv OEP.

Enhver kan bruge OEP til at søge information på tværs af myndighedsgrænser. Ved at klikke på sagstitlen får brugeren en oversigt over alle journaliserede dokumenter i sagen. Ved klik på dokumenttitlen kommer mere specifikke oplysninger frem om dokumentet bl.a. kontaktinformation.

OEP giver nem adgang til at bestille aktindsigt ved den enkelte myndighed. Flere journalposter kan samles i en “bestillingskurv”. Bestillinger bliver behandlet af den enkelte myndighed, der svarer og sender de dokumenter, der gives aktindsigt i.

Kommuner og fylkeskommuner i Norge har ikke pligt til at publicere journaloversigter, men mange gør det på myndighedens egen hjemmeside. Det skal offentliggøres hvilke kriterier, publiceringen bygger på.

Postlister i Danmark

I Norge handler postlister typisk om journalposter. I Danmark handler postlister om post til og/eller fra en myndighed.

En række kommuner og regioner har erfaringer med åbne postlister. Ringe Kommunes postliste blev, som den første, tilgængelig på nettet i 1997. I 2002 var 33 kommuner og 3 amter begyndt at føre åbne postlister, og flere kom til i de følgende år. Et enkelt ministerium – Videnskabsministeriet – begyndte også, men lukkede hurtigt igen.

En række grundige evalueringer for 10 – 20 år siden viste, at åbne postlister kun kræver få ekstra ressourcer hos myndigheder, når de etableres i sammenhæng med sagsbehandlingssystemer. Evalueringer er omtalt i en rapport, jeg har skrevet til Journalistforbundet: Effektiviteten ved administration af offentlighedsregler.

Udviklingen gik i stå for 10 år siden, da man ventede på, hvilke krav den nye offentlighedslov ville stille. Den stillede ingen krav til myndigheder om åbne postlister, og Justitsministeriet sikrede, at den nye lovs regel om dataudtræk ikke kan bruges til at trække oversigter fra myndigheders journalsystemer. Med en tilføjelse i bemærkningerne til offentlighedsloven blev journalsystemer generelt undtaget fra retten til dataudtræk.

Offentlighedsloven § 16 stiller derimod krav om nye forsøg. Sundhedsministeriet, Søfartsstyrelsen, Region Syddanmark og Slagelse Kommune deltager i en forsøgsordning, der gennemføres 2015 – 2016. Region Syddanmark og Slagelse Kommunes hjemmesider informerer ikke om postlisterne. Hvis brugerne skulle vide, at myndigheden har en postliste, må de selv finde den ved søgning. Ingen af myndighederne i det nye forsøg giver adgang til dokumenters indhold via postlisten.

Netadgang til dokumenter

En række danske kommuner og regioner publicerer dagordener med bilag til møder i byråd og udvalg, referater, budgetter, regnskaber m.v.

I Norge er mange kommuner kommet langt med at give adgang til dokumenters indhold via åbne postlister, og en ny rapport viser, at kommunerne har gode erfaringer

Nogle norske kommuner offentliggør som udgangspunkt alle dokumenter, der er omfattet af aktindsigt. Rapporten oplyser, at aktiv offentliggørelse har ført til markante fald i anmodninger om aktindsigt. En kommune oplyser f.eks., at netadgang til dokumenterne har ført til, at anmodninger om aktindsigt er reduceret med mere end 99 %. Se rapporten: Postliste er kommunen si mest besøkte nettside.

Regeringen og Stortinget har afsat penge til udvikling af det fælles statslige OEP, så det fra årsskiftet 2017-18 bliver nemt for de statslige myndigheder at publicere dokumenter i fuld tekst.

Folketinget skal tage initiativet

Postlisteforsøget, der er i gang i Danmark, kunne have været interessant for 20 år siden. Intet i forsøget peger fremad mod udvikling af journalsystemer og effektiv offentlighed.

Ifølge offentlighedsloven § 44 skal justitsministeren i folketingsåret 2016 – 17 fremsætte lovforslag om revision af lovens forsøgsregel om postlister. Mit gæt er, at justitsministeren vil foreslå en udsættelse eventuelt kombineret med yderligere forsøg.

Hvis Folketinget venter på, at Justitsministeriet tager initiativ, kan ventetiden blive meget lang. Hvis Danmark skal med i udviklingen af effektive journalsystemer og offentlighed må Folketinget tage initiativet.

Direkte adgang til dokumenter via myndigheders hjemmesider er fremtiden. Det vil givet meget hurtigere indsigt, og myndigheder sparer ressourcer til sagsbehandling. Et fælles OEP for danske ministerier og styrelser kan med fordel udvikles, så systemet fra starten giver nem adgang til at publicere dokumenter i fuldtekst.

Del dette:
Udgivet i Aktindsigt, Olufs blog

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

*

Abonner på nyhedsbrevet

Loading

Olufs blog

Oluf







Offentlighedsrådgiver Oluf Jørgensen skriver om aktindsigt. Har du brug for råd om aktindsigt i konkrete sager - skriv til Oluf Jørgensen (oj@dmjx.dk).

> Se blogindlæg

Mulvads blog

mulvad

Redaktør Nils Mulvad skriver om databaser og temaindsigt. Skriv til Nils Mulvad på nils.mulvad@kaasogmulvad.dk

> Se blogindlæg

Vejledninger

Åbenhedstingets vejledning
En række praktiske råd, skrevet af Oluf Jørgensen og Nils Mulvad umiddelbart efter den nye lov trådte i kraft 1. januar 2014.

Kammeradvokatens vejledning
Kammeradvokatens praktiske råd til myndigheder. Det er godt at kende kammeradvokatens standardformuleringer for afslag med begrundelser.

Kaas & Mulvads 14 praktiske råd
Rådene er fra 2012. De handler om praktisk journalistisk metode.

Aktindsigt i kommuner
Åbenhedstingets opsamling og særlige råd vedr. kommunal aktindsigt
Kaas & Mulvads råd til aktindsigt i kommuner


Kontrolorganer
Ankestyrelsen er tilsynsorgan for kommuner og regioner, og afslag på aktindsigt kan sendes til Ankestyrelsen.
Miljø- og Fødevareklagenævnet er klageorgan vedrørende aktindsigt i miljøet. Se nævnets afgørelser om aktindsigt.

Ombudsmanden er sidste instans – egentlig ikke et klageorgan, men du kan bede om, at institutionen gennemgår sagen. Se ombudsmandens udtalelser

Kommentarer